Засади використання автоматизованої системи документообігу Оржицького районного суду Полтавської області

                                                                                      ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішення зборів суддів

Оржицького районного суду

Полтавської області

№_26_ від 01.10. 2015р.

Засади використання автоматизованої системи документообігу у Оржицькому районному суді Полтавської області.

                                         I. Загальні положення

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (далі – Засади) розроблені  на виконання вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 02.04.2015 №25 (із змінами) (далі – Положення), та визначають особливості  функціонування автоматизованої системи документообігу Оржицького районного суду Полтавської області (далі – суд) та особливості розподілу справ між суддями, засади формування колегії суддів, порядок розподілу судових справ шляхом передачі справи раніше визначеному у судовій справі судді,  а також  повторного автоматизованого розподілу справ між суддями.

        1.2.  Засади враховують можливість здійснення суддями функцій з відправлення правосуддя з урахуванням штатної чисельності суддів, наявної у суді кількості залів судових засідань, раціонального використання робочого часу як з метою належної підготовки суддів до розгляду справ, так і з метою виконання повноважень, що безпосередньо не пов’язані з відправленням правосуддя (здійснення адміністративних повноважень тощо).

        1.3.  В суді використовується комп’ютерна програма «Д-3» (далі -  КП «Д-3»).

1.4 . Для функціонування КП «Д-3» в суді забезпечується :

своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про стан розгляду судової справи, оригіналів електронних судових рішень, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;

           своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам;

            захист інформації автоматизованої системи в суді;

         своєчасне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

      інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.

1.5.  КП «Д-3» забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме :

реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

розподіл судових справ між суддями;

взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;

контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді та голови суду про закінчення цих строків;

використання ЕЦП для підписання оригіналу електронного документа суду;

оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;

індексацію документів та їх контекстний пошук;

виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв'язку оригіналів електронних судових рішень;

зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;

підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

передачу судових справ до електронного архіву;

надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

1.6.  Користувачами КП «Д-3» є судді, помічники суддів, працівники апарату суду, технічний адміністратор, функціональні обов’язки та права яких визначаються наказом керівника апарату суду. 

1.7.  Користувачі КП «Д-3» вносять до бази даних автоматизованої системи інформацію в межах наданих їм прав.

1.8. Користувачі КП «Д-3»  зобов’язані забезпечувати конфіденційність  інформації, яка міститься в автоматизованій системі документообігу.

1.9. Несанкціоноване втручання в роботу автоматизованої системи документообігу суду має наслідком відповідальність, встановлену законом.

ІІ. Принципи використання

автоматизованої системи документообігу суду

2.1 Використання автоматизованої системи документообігу суду ґрунтуються на принципах :

централізованого зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених в суді;

оперативності  внесення до програми даних;

достовірності внесеної до програми інформації;

      захисту інформаційних ресурсів програми від стороннього несанкціонованого втручання;

відкритості інформації про стан розгляду справ;

відповідальності користувачів програми за зміст інформації, внесеної до програми.

ІІІ. Розподіл судових справ та матеріалів між суддями

3.1.  Розподіл судових справ та матеріалів між суддями здійснюється за правилами та в порядку, встановленими Положенням з урахуванням особливостей, які  встановлені зборами суддів від 06.08.2015 року № 13 :

3.2. Спеціалізація  суддів з розгляду конкретних категорій справ у суді не запроваджується, крім слідчого судді та судді який уповноважений здійснювати кримінальне провадження щодо  неповнолітніх.      

         3.3. Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не  враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

      3.4. Колегія для розгляду справи у суді формується шляхом автоматичного розподілу між суддями динамічно зі всього складу суддів випадковим вибором після постановлення відповідної ухвали головуючим у справі суддею. В такому ж порядку здійснюється заміщення (заміна) членів колегій у необхідних випадках. 

3.5. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли (з урахуванням рішень зборів суддів):

за два місяці до закінчення повноважень судді;

за сім днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

у період відпустки судді;

за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

під час тимчасової непрацездатності судді;

за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

        у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду)

у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України - з моменту прийняття рішення про призначення;

в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

На період роботи двох і менше суддів :

не розподіляються щодо конкретного судді судові справи з першого дня початку його відпустки;

за один день до початку відрядження строком понад 7 календарних днів та починаючи з першого дня відрядження у разі перебування судді у відрядженні тривалістю менше семи днів;

 3.6. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

3.7. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у підпункті 3.10. цих Засад обставин.

            3.8. У разі настання обставин, зазначених у підпункті 3.6. цих Засад, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом тощо), здійснюється уповноваженою особою апарату суду, яка відповідальна за здійснення автоматизованого розподілу справ за списком суддів в алфавітному порядку шляхом розподілу справ у міру їх надходження почергово – в порядку розташування прізвищ суддів у списку відповідно до алфавіту з урахуванням наявності в судді повноважень щодо розгляду судової справи.

ІV. Порядок розподілу судових справ шляхом

передачі справи раніше визначеному у судовій справі судді

4.1.  Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

4.2.  Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді  передаються також:

апеляційні та касаційні скарги, що надійшли до суду ;

    судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

        судові справи про перегляд заочного рішення;

судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368–373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 259–264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, статтею 535 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;

матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

 зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

 заяви про відновлення втраченого судового провадження;

 апеляційні скарги на ухвали слідчих суддів, які надійшли в межах одного кримінального провадження;

 заяви про забезпечення позову, доказів.

4.3.     Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

 4.4.     У разі надходження апеляційних (касаційних) скарг, які подані в рамках однієї справи, але на різні судові рішення, такі скарги передаються раніше визначеному головуючому судді (судді-доповідачу).

 4.5.     У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (більше ніж 31 день для визначеної категорії справ та більше 7 днів для клопотань та подань, що надходять у порядку виконання судових рішень по кримінальних провадженнях) у випадках, передбачених підпунктами 2.3.44–2.3.46 пункту 2.3 Положення, якщо відсутність головуючого судді призведе до неможливості розгляду даних справ та матеріалів у строки, встановлені чинним законодавством вони підлягають автоматизованому розподілу уповноваженою особою апарату суду за здійснення автоматизованого розподілу судових справ (рішення зборів суддів № 24 від 11.11.2014 року)

             V. Повторний автоматизований розподіл справи між суддями.

5.1. Судові справи, передаються для повторного автоматизованого розподілу за письмовим розпорядженням керівника апарату суду, що додається до  матеріалів справи у  випадках, визначених пунктами 2.3.50, 2.3.52 Положення, та у разі, коли головуючий суддя знаходиться у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, у відпустці для догляду за дитиною або такий суддя протягом тривалого часу є тимчасово непрацездатний   (перебуває на стаціонарному лікуванні більше одного місяця).

 VI.  Передача судових справ для подальшого розгляду суддею.

6.1. Після розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді.

 6.2. Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи.

VII. Прикінцеві положення.

7.1. Ці Засади використання автоматизованої системи документообігу суду набирають чинності з наступного дня, після дня їх затвердження зборами суддів Оржицького районного суду.

7.2.   У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду у новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.