Засади використання автоматизованої системи документообігу Оржицького районного суду Полтавської області

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішенням зборів суддів Оржицького районного суду Полтавської області

№ 2 від 22 травня 2025 року

ЗАСАДИ

використання автоматизованої системи документообігу

ОРЖИЦЬКОГО районного суду Полтавської області

1. Загальні положення.

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (далі – Засади) розроблено та затверджено на виконання Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 року № 39 зі змінами (далі – Положення), та визначають питання стосовно розгляду питань функціонування автоматизованої системи Оржицького районного суду Полтавської області (далі – суд).

1.2. Правовою підставою для затвердження цих Засад є вимоги Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Кодексу України про адміністративні правопорушення та п.п.1.4.8 пункту 1.4 Положення.

1.3. Затверджені зборами суддів Засади вносяться до автоматизованої системи суду та оприлюднюються на веб-порталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

1.4. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів суду новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду.

2. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи.

2.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи документообігу суду (далі – АСДС), надання та позбавлення прав доступу до неї в Оржицькому районному суді Полтавської області визначаються на підставі наказів керівника апарату Оржицького районного суду Полтавської області.

2.2. Налаштування автоматизованого робочого місця користувача у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор.

2.3. Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи документообігу суду, надання та позбавлення прав доступу до неї вносяться до АСДС не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

2.4. Користувачі АСДС відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи документообігу суду передбачену Засадами інформацію.

2.5. Використання ЕЦП уповноваженими на це користувачами АСДС здійснюється в порядку, визначеному Законом України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги». Відмова користувача автоматизованої системи документообігу суду, уповноваженого на використання електронного цифрового підпису, від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається.

2.6. Користувачі автоматизованої системи документообігу суду зобов’язані виконувати вимоги зазначені в Засадах використання АСДС та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.

2.7. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи документообігу суду несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – головний спеціаліст з інформаційних технологій Оржицького районного суду Полтавської області.

2.8. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи документообігу суду тягне відповідальність, встановлену законом.

3. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху.

3.1 Вхідна кореспонденція, у тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується працівниками апарату Оржицького районного суду Полтавської області відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі документообігу суду в день її надходження.

Кожен документ реєструється в суді лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.

У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі документообігу суду в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

3.2. Клопотання органів досудового розслідування у вихідні, святкові та неробочі дні приймаються та реєструються відповідальним працівником апарату суду відповідно до графіку чергування працівників апарату суду, затвердженого наказом керівника апарату суду.

3.3. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний документ, в АСДС створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються відповідною Інструкцією з діловодства.

3.3.1. До реєстраційної картки може додаватись копія паперового документа у вигляді вкладеного цифрового файла.

3.4. Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у поточному році та року реєстрації, формуються АСДС автоматично.

3.5. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою документообігу суду автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі, у разі повторного надходження судової справи після належного її оформлення, та який обов’язково повинен вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.

3.5.1. Структура єдиного унікального номера судової справи є такою: код Оржицького районного суду Полтавської області (543)/номер судової справи за порядком у поточному році/рік реєстрації (дві цифри).

3.6. Автоматизованою системою документообігу суду автоматично формується номер провадження, який містить індекс судової справи, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році (залежно від виду провадження), рік реєстрації.

3.7. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи документообігу суду працівником апарату суду, відповідальним за автоматизований розподіл справ.

3.8. У разі надходження судової справи перед закінченням робочого часу, здійснюється її невідкладна реєстрація у розділі вхідної кореспонденції та може здійснюватися заведення ОСК на справу та автоматизований розподіл такої справи після закінчення робочого часу.

3.9. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами справи, виправлення технічних помилок, описок тощо.

3.10. Якщо після передачі справи з канцелярії суду до судді виявилось, що при її реєстрації канцелярією суду допущена помилка у визначенні виду провадження, категорії справи – помічник судді, не пізніше наступного робочого дня, складає службову (доповідну) записку та разом із матеріалами справи передає керівнику апарату суду (особі, що виконує обов’язки керівника апарату суду), який за результатами розгляду поданої службової (доповідної) записки, перевірки фактів викладених у ній, вирішує питання щодо внесення відповідних змін (інформації) до автоматизованої системи документообігу суду, про що видає відповідне розпорядження.

3.11. У випадку, коли допущену помилку по справі щодо визначення виду провадження, категорії справи, коефіцієнту складності тощо, було виявлено користувачем автоматизованої системи (працівник апарату суду, якому надано наказом керівника апарату суду право доступу виконувати функціональні обов’язки щодо внесення відповідної інформації до автоматизованої системи), він, невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня, складає службову (доповідну) записку із зазначенням причини допущеної помилки та разом із матеріалами справи передає керівнику апарату суду (особі, що виконує обов’язки керівника апарату суду), який за результатами розгляду поданої службової (доповідної) записки, перевірки фактів викладених у ній, вирішує питання щодо внесення відповідних змін (інформації) до автоматизованої системи документообігу суду, про що видає відповідне розпорядження.

3.12. Вихідний номер документа, що підлягає направленню, автоматично формується АСДС таким чином:

3.12.1. у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком та через дріб поточного року;

3.12.2 у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали із зазначенням через дріб номера за порядком в межах кожної номенклатурної справи і через дріб поточного року.

4. Спеціалізація суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.

4.1. Визначити, що всі судді, які зараховані до штату суду спеціалізуються на розгляді кримінальних, цивільних і адміністративних справ, а також справ про адміністративні правопорушення.

4.2. У суді діє спеціалізація із здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх обвинувачених.

Суддя (судді), уповноважені здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх обирається зборами суддів суду у порядку ч.3 статті 18 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» .

4.3. Зборами суддів суду обираються слідчі судді, які здійснюють повноваження судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів у кримінальному провадженні, в порядку передбаченому процесуальним законом. Кількісний склад слідчих суддів визначається зборами суддів Оржицького районного суду Полтавської області. Слідчі судді обираються на строк три роки і можуть бути переобрані повторно.

5. Розподіл судових справ між суддями.

5.1. Розподіл судових справ здійснюється в день їх реєстрації з 08.00 год., на підставі внесеної інформації до автоматизованої системи, уповноваженими особами апарату суду, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових справ за правилами, встановленими Положенням та цими Засадами, з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.

Якщо станом на 09.00 годину дня, в якому здійснюється розподіл судових справ, від судді не надійшло повідомлення про те, що він тимчасово непрацездатний, суддя включається в автоматизовану систему до загального списку суддів, які мають повноваження щодо здійснення процесуальних дій для подальшого розподілу справ.

У разі виникнення після 09.00 години обставин, що зумовлюють вибуття судді з автоматизованого розподілу, вказаний суддя повідомляє голові суду (або керівнику апарату суду) про необхідність повторного автоматизованого розподілу справ, які надійшли в цей день та розподілені йому, якщо він не в змозі вирішити питання про відкриття провадження ним.

5.2. Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, визначення суддів, що входять до складу колегії проводиться автоматизованою системою в загальному порядку згідно з вимогами підпункту 2.3.4. пункту 2.3 Положення.

5.3. У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів-членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі вмотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки головуючого судді у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.21, пункту 2.3 Положення.

У разі задоволення відводу або самовідводу заміна судді здійснюється автоматизованою системою на підставі рішення про відвід (самовідвід)), електронний примірник якого зберігається в автоматизованій системі в стані «Оригінал» та засвідчений ЕЦП особи, яка підписала документ, у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.21, підпункті 2.3.22 пункту 2.3 Положення.

У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (більше ніж 31 день для визначеної категорії справ та 7 днів для клопотань та подань, що надходять у порядку виконання судових рішень по кримінальним провадженням), якщо відсутність головуючого по справі судді призведе до неможливості розгляду даних справ та матеріалів у строки, встановлені чинним законодавством вони підлягають повторному автоматизованому розподілу уповноваженою особою апарату суду за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (рішення зборів суддів № 24 від 11.11.2014 року).

5.4. У суді може застосовуватися:

5.4.1. автоматизований розподіл судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

5.4.2. пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

5.4.3. розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

5.4.4. повторний автоматизований розподіл судових справ.

5.5. Визначення присяжних відбувається за правилами, встановленими Положенням.

5.5.1. Визначення присяжних проводиться для розгляду: кримінального провадження в суді першої інстанції; цивільних справ в порядку окремого провадження. Присяжні визначаються шляхом випадкового відбору зі списку присяжних із дотриманням принципу рівної ймовірності відбору. Не бере участь у випадковому відборі присяжний у період відпустки, тимчасової непрацездатності, відрядження та в інших випадках, що унеможливлюють його участь у розгляді справи у визначений законом строк, за наявності в судів відповідної інформації, за розпорядженням керівника апарату суду.

Протокол попереднього відбору присяжних створюється автоматизованою системою, роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Доступ для коригування протоколу попереднього відбору присяжних автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів попереднього відбору присяжних автоматизованої системи не може бути обмежений.

5.5.2. У випадках, визначених Кримінальним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматизоване визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних, в кількості семи осіб.

5.5.3. Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою - п'ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, присяжних залишилось не менша кількість від необхідної для участі в судовому провадженні, автоматизованою системою визначаються три основні та два запасні присяжні з додержанням принципу рівної ймовірності відбору з числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі у судовому провадженні.

5.5.4. Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою - п'ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, основних та запасних присяжних залишилось менше від необхідної для участі в судовому провадженні кількості, автоматизованою системою визначається добір присяжних зі списку присяжних із додержанням принципу рівної ймовірності відбору із числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі в судовому провадженні.

5.5.5. У випадках, визначених Цивільним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматизоване визначення присяжних, які внесені до списку, у кількості двох осіб.

5.5.6. При визначенні присяжних із загального списку присяжних виключаються ті, що в цьому році брали участь у розгляді справ більше ніж один календарний місяць, та ті, що були виключені на підставі відповідних ухвал суду в цьому судовому провадженні.

5.5.7. Результатом визначення присяжних є протокол автоматизованого визначення присяжних (додаток 6 до Положення про автоматизовану систему документообіг суду, затверджено рішенням Ради суддів України від 11.11.2024 №39), що автоматично створюється автоматизованою системою. Протокол автоматизованого визначення присяжних роздруковується, підписується уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого визначення присяжних, та додається до матеріалів судової справи (за потреби).

5.5.8. На заміну основного присяжного, який вибув з розгляду кримінального провадження, здійснюється автоматизований добір основного присяжного для розгляду кримінального провадження із числа запасних присяжних, визначених для розгляду даного кримінального провадження, із додержанням принципу рівної ймовірності відбору. Якщо на момент вибуття основного присяжного з розгляду кримінального провадження не залишилось запасних присяжних, визначених для розгляду даного кримінального провадження, які можуть брати участь у розгляді цієї справи, здійснюється додатковий автоматизований добір основного присяжного за загальними правилами автоматизованого визначення присяжних у кримінальному провадженні. Результатом автоматизованої заміни основного присяжного запасним у кримінальному провадженні є протокол автоматизованого визначення присяжних, що автоматично створюється автоматизованою системою.

5.5.9. На заміну присяжного, який вибув з розгляду цивільної справи, здійснюється додатковий автоматизований добір присяжного за загальними правилами автоматизованого визначення присяжних для розгляду цивільної справи у порядку окремого провадження.

5.5.10. У разі визначення автоматизованою системою неможливості визначення присяжних автоматично створюється протокол щодо неможливості автоматизованого визначення присяжних. Протокол щодо неможливості автоматизованого визначення присяжних роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи. Автоматизоване визначення присяжних здійснюється за загальними правилами, визначеними цим Положенням, після усунення обставин, що унеможливлюють визначення присяжних.

5.5.11. Доступ для коригування протоколів щодо визначення присяжних автоматично блокується автоматизованою системою.

5.6. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, у наступних випадках.

5.6.1. За два місяці до закінчення повноважень судді. 

5.6.2.За чотирнадцять календарних днів, до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду).

5.6.3. За один робочий день, до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду).

5.6.4. За три робочих дні, до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду).

5.6.5. У період відпустки судді.

5.6.6. За один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду).

5.6.7. Під час тимчасової непрацездатності судді.

5.6.8. У дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду).

5.6.9. У разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя – з моменту прийняття рішення про призначення/обрання.

5.6.10. У випадку видалення судді до нарадчої кімнати для ухвалення судового рішення (за наявності службової (доповідної) записки помічника судді або секретаря судового засідання).

5.6.11. Помічник судді (секретар судового засідання) складає службову (доповідну) записку на ім’я керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) та негайно, після закінчення судового засідання, в якому суддя проголосив про видалення його у нарадчу кімнату, подає керівнику апарату суду (особі, яка виконує його обов’язки) для вжиття заходів щодо внесення даної інформації до автоматизованої системи (табеля (графіку роботи суддів).

Службова (доповідна) записка повинна містити такі дані:

- посада, ім’я, по батькові, прізвище працівника апарату суду;

- дата та час судового засідання, у якому суддя оголосив про видалення його до нарадчої кімнати;

- унікальний номер, номер провадження судової справи, сторони у справі, суть справи;

- дата та час призначеного судового засідання, у якому суддя має намір проголосити

- судове рішення;

- дата, час та підпис працівника апарату.

Службова (доповідна) записка долучається до номенклатурної справи.

5.6.12. Визначити перебування судді у нарадчій кімнаті у іншій справі як обставиною, що унеможливлює участь слідчого судді в розгляді невідкладного клопотання, якщо строк перебування його в нарадчій кімнаті перевищуватиме процесуальні строки розгляду самого клопотання.

5.6.13. В інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

5.7. В разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять днів такі випадки фіксуються відповідними актами в порядку, передбаченому пунктом 2.3.55 Положення.

Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених обставин.

У разі настання вище перелічених обставин, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатись невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов'язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) проводиться головою суду (чи особою, що виконує його обов’язки) між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу, з дотриманням принципу черговості надходження справ до суду, в алфавітному порядку прізвищ суддів з урахуванням спеціалізації.

Розподіл судових справ фіксується у журналі, за формою Додаток 1.

6. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді.

6.1. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, передаються раніше визначеному у судовій справі головуючому судді ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

У разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанції не працює в суді чи таку справу не можливо передати судді з підстав, зазначених у п.2.3.3 Положення, справа підлягає повторному автоматизованому розподілу.

6.2. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються також:

6.2.1.Клопотання (подання, скарги), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР).

6.2.2. Заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору.

6.2.3. Заяви про перегляд заочного рішення.

6.2.4.Заяви та клопотання з процесуальних питань, пов’язаних із виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу.

6.2.5. Матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України.

6.2.6. Судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила кілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день.

6.2.7. Зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження.

6.2.8. Заяви про скасування заходів процесуального примусу, застосованих у межах відповідної судової справи.

6.2.9. Заяв про відновлення втраченого судового провадження.

6.2.10. Заяви про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви.

6.2.11.Заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків визначених законом.

6.2.12. Справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання.

6.2.13. Позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів.

6.2.14. Заяв про скасування судового наказу.

6.4. У разі відсутності (звільнення, переведення в інший суд, відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність) раніше визначеного в судовій справі судді, слідчого судді у випадках надходження:

6.4.1. Клопотань та скарг, поданих на досудовому розслідуванні по одному кримінальному провадженню, такі матеріали підлягають автоматизованому розподілу між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу з врахуванням визначеної спеціалізації (слідчі судді).

6.4.2. Клопотань про обрання чи продовження запобіжних заходів у вигляді тримання під вартою або домашнього арешту, поданих під час досудового розслідування, такі матеріали підлягають автоматизованому розподілу між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу з врахуванням визначеної спеціалізації (слідчі судді).

6.4.3. Клопотань про обрання чи продовження запобіжних заходів у вигляді тримання під вартою або домашнього арешту, поданих під час судового провадження, такі матеріали підлягають автоматизованому розподілу між всіма суддями.

6.4.4. У разі надходження справ про адміністративні правопорушення, які надійшли до суду після доопрацювання (дооформлення); заяв про скасування судового наказу; позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів, такі матеріали підлягають автоматичному розподілу між усіма суддями у випадку, якщо головуючий суддя виключений з автоматизованого розподілу АСДС згідно п. 5.6 цих Засад.

7. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями.

7.1. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках звільнення або переведення в інший суд головуючого судді, а також з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, збільшення складу суду.

7.2. Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, на підставі рішення зборів суддів суду невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки).

7.3. Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді.

7.4. За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи.

8. Коефіцієнт адміністративних посад.

8.1. Встановити навантаження судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя: для голови суду – 100 %; для заступника голови суду – 100 %; для суддів, які здійснюють науково-викладацьку діяльність в Національній школі суддів України – 100 %.

9. Визначення порядку внесення інформації до табелю робочого часу суддів та присяжних в автоматизованій системі документообігу суду.

9.1. Внесення інформації до табелю робочого часу суддів в автоматизованій системі здійснюється заступником керівника апарату або керівником апарату суду (особою, що виконує її обов’язки) - про відпустки, відрядження суддів на підставі наказу голови суду; у випадках перебування судді на лікарняному – на підставі повідомлення судді; у випадках перебування нарадчій кімнаті - на підставі на підставі службової записки секретаря судового засідання .

9.2 Внесення інформації до табелю робочого часу присяжних в автоматизованій системі здійснюється керівником апарату суду (особою, яка виконує його обов'язки) на підставі службової (доповідної) записки секретаря судового засідання (особи, яка виконує його обов'язки), із зазначенням в ній таких даних:

9.2.1. посада, ім’я, по батькові, прізвище працівника апарату суду;

9.2.2. прізвище, ім’я, по батькові присяжного або народного засідателя;

9.2.3. дата судового засідання, у якому присяжний або народний засідатель фактично прийняв участь у розгляді справи;

9.2.4. сторони у справі, суть справи, унікальний номер, номер провадження судової справи;

9.2.5. дата, час та підпис працівника апарату.

10.Прикінцеві положення.

10.1 Засади використання автоматизованої системи документообігу Оржицького районного суду Полтавської області вводяться в дію з 22 травня 2025 року.

10.2 У випадку внесення змін до нормативно-правових актів України, у тому числі до Положення, якими буде визначено (змінено) порядок розподілу справ, зазначених у даних Засадах, відповідний пункт (підпункт) даних Засад втрачає чинність з моменту набрання чинності відповідним нормативно правовим актом.

ДОДАТОК 1

ЖУРНАЛ

розподілу справ у випадках знеструмлення електромережі Оржицького районного суду Полтавської області, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи документообігу суду.

Дата розподілу справ зазначається через усю сторінку поперек граф журналу.